自社イベントを外注！イベント企画会社に依頼するメリット・デメリットや費用を解説

1.イベント企画会社の業務内容

イベント企画会社とは、クライアントから依頼を受けてイベントを行う会社のことです。

イベントに関わる、以下のような全ての業務を行います。

• クライアントの望むイベント内容を聞き取り、ゼロからイベントの企画をする

• イベントのPR情報を考案する

• 観客の集客方法を練る

• 費用の概算を出し、予算を立てる

• イベント舞台の装飾やセットをデザインする

• イベントスタッフを集め組織構成する

• スケジュールを作成する

• 備品や機材を発注する

• 運営をする

2.イベント企画会社に依頼するメリット・デメリット

では、実際イベント企画会社に依頼する際のメリット・デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

メリットとデメリットそれぞれについて解説します。

2-1.メリット

イベント企画会社に依頼するメリットは4つあります。

• レベルの高いイベントが開催できる

• 会場手配を任せられる

• 集客率を上げられる

• 企画・運営をやってもらえる

以上4つについてそれぞれ解説します。

2-1-1.レベルの高いイベントが開催できる

イベント企画会社は、イベント運営のプロであるため、ターゲットと目的に合った企画運営を得意としています。
そのため、自社では思いつかないような斬新なアイデアやコンテンツを用意してもらえます。

また、自社では用意するのが難しいイベント設営などもしてもらえます。

2-1-2.会場手配を任せられる

自社で大規模なイベントを行う際、大きな会場を手配するのは大変です。

イベント企画会社は、イベントの規模に合った会場を手配するのを得意としているため、任せることができます。

2-1-3.集客率を上げられる

イベント企画会社はこれまでの開催経験から、集客方法のノウハウを多数持っています。

SNSや紙媒体、メールなど集客方法はさまざまありますが、イベント内容によってどの集客方法がいいのか判断し、集客してもらえます。

2-1-4.企画・運営をやってもらえる

イベントを運営するには担当者にさまざまな業務がのしかかります。

普段の業務とあわせてイベントの企画・運営も行うのは大変です。

イベント企画会社はイベントまでの企画や準備、当日の運営まで全て任せられます。

2-2.デメリット

イベント企画会社に依頼する際にはメリットだけではなく、もちろんデメリットもあります。

以下のデメリット3点について解説します。

• 連絡が複雑になる

• 次の自社イベントに生かすことができない

• 自社で行うよりコストがかかる

2-2-1.連絡が複雑になる

自社でイベントを企画する場合は社員間で連絡を取り合えば良いですが、イベント企画会社に依頼する場合は担当者と連絡を取り合う必要があります。

即座に確認したいことでもなかなか連絡がつかない場合があるのはデメリットと言えます。

2-2-2.次の自社イベントに生かすことができない

イベント企画会社に丸投げすると、イベントに関するノウハウは得られません。

そのため、次に何か社内イベントがある際に、「前回のイベントのやり方」を引き継ぐことはできなくなります。

2-2-3.自社で行うよりコストがかかる

企画から運営までイベントに関するすべてのことをやってもらえるため、自社で対応するよりコストがかかります。

イベントの規模や場所により数百万円以上のコストがかかる場合もあるので、予算を確認しながら進めることが大切です。

2-3.イベント会社に依頼する際のポイント

イベント会社に依頼する際に押さえておきたいポイントがあります。

• 展示会会社との窓口担当を決める

• 自社でできる部分と外注する部分を切り分ける

それぞれについて解説します。

2-3-1.展示会会社との窓口担当を決める

イベント会社に依頼する際は、展示会会社との窓口担当を決めておくのがポイントの一つです。
窓口担当を決めておくことにより、報告、連絡、相談がスムーズに行えます。

また、窓口担当が展示会会社と密に連絡を取り合うことで、次回の社内イベントに生かすための情報をまとめることができます。

2-3-2.自社でできる部分と外注する部分を切り分ける

外注するとどうしてもコストがかかってしまいます。

そのため、自社でできる部分は自社で行うとコストカットすることができます。

3.イベント企画会社に依頼するときの費用内訳と料金相場

イベント企画会社に依頼するときの費用は以下の場合で分けられます。

• オフライン(現地開催)イベントの場合

• オンラインイベントの場合

2つのパターン別に解説します。

3-1.オフライン（現地開催）イベントの場合

オフライン（現地開催）イベントにおける料金の相場を、イベント内容別にまとめました。

出典元：イベント制作会社の平均費用と料金相場｜早見表つき【2022保存版】｜アイミツ (imitsu.jp)

また、費用内訳別の料金相場は以下の通りです。

オフライン（現地開催）イベントにかかる費用内訳は以下の5つです。

• 企画費

• 機材費

• 会場費

• 人件費

• 制作費

それぞれについて解説します。

3-1-1.企画費

イベント企画会社に企画・運営をお願いするときのプランニング費の相場は5万円～15万円前後と言われています。
100人規模のイベントであれば、10万円前後かかると思っておくと良いです。

自社でイベントの企画や構築、当日までの準備、当日の運営を行う場合は抑えることができます。
しかし、イベントに関する社内ノウハウがないときは、企画運営会社に頼んだ方がスムーズに開催できるといえます。

3-1-2.機材費

何のイベントを開催するかにもよりますが、イベントを行う際にはさまざまな機材が必要となります。
例として、セミナーを開催する際にはパソコンやプロジェクター、音響照明、ホワイトボードなどが必要となります。

機材を持ち込みたい場合は、持ち込み料がかかる場合もあるのでイベント企画会社や当日使用する会場に確認する必要があります。

また、企画会社によってレンタル時の料金設定が異なるので、確認することが大切です。

最低料金や延長料金、レンタル期間の料金、機材の送料や搬入費など、何にいくらかかるのか確認し、予算内におさまるようにしましょう。

3-1-3.会場費

会場費はイベント運営において一番料金がかかると言われています。

また、会場費は繁忙期か閑散期、会場の場所、人数などにより料金が変動します。

100人規模のイベントにおいて会場費の相場は15万円～30万円と言われていますが、ホテルなどサービス料が加算される会場では50万円近くかかる場合もあります。

会場はイベントの日程が決まったら、早めに抑えましょう。

また、イベント当日だけを抑えるのではなく、機材の搬入や撤去を考え、前後の日も抑えるなど余裕をもって開催できるようにすることが大切です。

3-1-4.人件費

イベント運営に欠かせないのがスタッフの存在です。

スタッフは、イベント運営会社とイベント派遣会社から派遣されます。

イベント派遣会社からくるスタッフは主婦や学生などのアルバイトが多く、イベント運営会社では現場経験が豊富で専門性を持っているスタッフが多いです。
そのため、イベント運営会社のスタッフの方が料金は高くなりますが、安心して任せることができます。

イベントの予算と相談して、イベント派遣会社からなのかイベント運営会社からスタッフを頼むのか決める必要があります。

3-1-5.制作費

イベント会場に設置する看板、集客のための案内状・返信はがき、イベントで流す映像などの制作・印刷費用です。

集客手段や看板や映像の規模によって変わってきますが、20万～30万円が相場と言われています。

3-2.オンラインイベントの場合

オンラインイベントはオフラインと比べ、コストが抑えられるのが特徴です。
インターネット環境とパソコンさえあれば開催することができます。

オフラインイベントにかかる費用内訳は以下の2つです。

• オンライン配信機材

• オンライン配信ツール

それぞれについて解説します。

3-2-1.オンライン配信機材

配信する際に必要なパソコン、カメラ、マイク、インターネット環境などの配信機材をレンタルする際にかかる料金です。
場合によっては、照明や三脚などを用意する必要があるかもしれません。

相場は5万円以上です。

3-2-2.オンライン配信ツール

イベント会場から映像を配信したり参加者からの質疑応答をしたりするために必要なツールであり、代表的なものとしてZoomがあります。

無料で使える場合もありますが、人数や時間により制限がかかるツールもあるので、イベントの規模や時間の確認が必要です。

代表的なオンライン配信ツールの価格相場や参加可能人数は以下の通りです。

4.おすすめのイベント企画会社

具体的にどのイベント企画会社を選べばいいか迷いますよね。

東京と大阪で企画から運営まで依頼できる、おすすめのイベント企画会社を3つずつ紹介します。

4-1.東京でおすすめのイベント企画会社

東京でイベントの企画から運営まで依頼できるおすすめのイベント企画会社は以下の3つです。

• 株式会社エフ・クレスト

• 株式会社東真

• 株式会社ニューズベース

それぞれの会社について紹介します。

4-1-1.株式会社エフ・クレスト

出典：株式会社エフ・クレスト｜イベント・プロモーション全般の企画、製作、運営 (fcrest.co.jp)

株式会社エフ・クレストは東京都港区に本社があり、大阪府大阪市と沖縄県那覇市に支店を構えるイベント企画会社です。

イベントは東京だけでなく、全国対応しており、離島や過疎地であっても頼むことができます。

スタッフの年齢層は幅広く、さまざまな分野のスペシャリストが在籍しているのが特徴です。
イベントの要望に応じ、適切なスタッフに頼むことができます。

4-1-2.株式会社東真

出典元：イベントプロデュースの株式会社東真 | 企画・製作・施工・運営をワンストップで。有名ホテルとの専属契約80件超 (toshin-event.com)

株式会社東真は、東京都新宿区、大阪府堺市、千葉県浦安市にオフィスを構えるイベント企画運営会社です。

創業50年の経験とノウハウを生かした運営をしっかりとしたコンセプトをもとに運営しています。

イベント実績も多数あり、イベント企画、施工、運営、スタッフの派遣など全てを一貫して頼めます。

4-1-3.株式会社ニューズベース

出典元：NEWSBASE｜株式会社ニューズベース

株式会社ニューズベースは、東京都中央区にオフィスを構えるイベント企画運営会社です。

社内イベントの実績としてキックオフや周年イベントなど、多数実績があります。

豊富な経験に裏付けられた専門性を活かしたオペレーション実行力が強みです。

4-2.大阪でおすすめのイベント企画会社

大阪でイベントの企画から運営まで依頼できるおすすめのイベント企画会社は以下の3つです。

• 株式会社オージャスト

• 株式会社マッシュ

• 株式会社ネッツ・コミュニケーションズ

それぞれの会社について紹介します。

4-2-1.株式会社オージャスト

出典元：社内イベント企画プロデュース、オンラインイベント、クリエイティブ制作の株式会社オージャスト［東京・大阪・福岡］ (orgiast.jp)

株式会社オージャストは大阪府大阪市に本社があり、東京都墨田区に支所、福岡県糟屋郡に営業所を構えるイベント企画運営会社です。

社内イベントや会社のイベントに特化したイベント企画運営会社なので、社内イベントを頼みたい人にぴったりです。

豊富な経験と実績もあります。

4-2-2.株式会社マッシュ

出典元：株式会社マッシュ | 世の中を少しだけ楽しくしてみたい (mash-japan.com)

株式会社マッシュは大阪府大阪市に本社があり、東京都港区に支店をもつイベント企画運営会社です。

オンラインのイベントから町内の運動会、広報・PRイベント、施設運営などさまざまなイベントを手掛けています。

4-2-3.株式会社ネッツ・コミュニケーションズ

出典元：株式会社ネッツ・コミュニケーションズ (netzcom.co.jp)

株式会社ネッツ・コミュニケーションズは、大阪府大阪市にオフィスがあるイベント企画運営会社です。

イベントの企画運営はもちろん、マーケティング企画やセールスプロモーションの企画・制作など、幅広い業務を行っています。

5.イベント企画会社の選び方

イベントが成功するかはイベント企画会社の選択にかかっています。

これから紹介する5つのポイントを押さえることで、開催したいイベントのイメージに合った適切なイベント企画会社を選ぶ際の参考にしてみてください。

• 得意なイベントの種類や分野は何か

• イベント実績があるか

• 対応可能なイベントの種類は何か

• 対応できるイベントの規模はどのくらいか

• 対応可能な地域はどこか

それぞれについて解説します。

5-1.得意なイベントの種類や分野は何か

イベント企画運営会社によって、得意とするイベントの種類や分野は変わってきます。

イベントの種類として、展示会の実施や各種学会でのブース展示、シンポジウムや地域フォーラムなどの開催、会社説明会や入社式、インセンティブイベントや福利厚生のための慰労イベントなどが挙げられます。

イベントで何をしたいかにより依頼する会社を選ぶことが大切です。

5-2.イベント実績があるか

ホームページを見ると、イベント実績が載っている会社が多いです。

選ぶ際は、自社で行いたいイベントに近い実績があるかどうかを確認しましょう。

5-3.対応可能なイベントの種類は何か

イベント企画運営会社により、対応可能なイベントは異なります。
イベントを多く手掛けている会社でも、社内イベントには対応していないことも。

ホームページを確認し、社内イベントが外注できそうかチェックする必要があります。

5-4.対応できるイベントの規模はどのくらいか

規模が大きければ大きいほど良いというわけではなく、人数に適した規模が必要です。

社内イベントに適した人数規模のイベントができる会社か確認しましょう。

5-5.対応可能な地域はどこか

イベント企画運営会社の中には、東京都や大阪府に本社がある場合でも、全国各地や離島、過疎地域でのイベントに対応している会社もあります。

イベントを開催する地域が対応しているか、ホームページで確認しましょう。

対応可能な地域がわからない場合は問い合わせてみるのもおすすめです。

6.まとめ 

本記事では自社イベントを外注する場合、イベント企画運営会社に依頼する際のメリット・デメリットや費用相場、選び方について解説しました。

また、東京都や大阪府でおすすめのイベント運営企画会社を3つずつ紹介しました。
東京都や大阪府だけではなく、全国各地で対応している会社もあるため、自社の地域によりどこの会社が対応しているか確認する必要があります。

自社イベントの種類や規模により、予算やどのイベント企画運営会社に依頼すればいいか変わってきます。

自社イベントのニーズに合ったイベント運営企画会社を見つけ、満足のいくイベントを開催できるようにしましょう。